Malgré une démocratisation constante ces dernières années, la signature électronique souffre encore des croyances collectives et d’une mauvaise information qui peut freiner les chefs d’entreprise à l’adopter.
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La signature électroniquesignature électronique ou digitale permet, tout comme la signature classique, de valider et d'approuver un document en authentifiant le signataire. Elle peut être une signature réalisée à l'aide d'une tablette, un nom saisi au clavierclavier, une signature scannée ou encore une empreinte digitaleempreinte digitale.
Attention toutefois ! Pour être 100 % valide aux yeuxyeux de la loi, une signature électronique doit être effectuée avec une solution certifiée qui permet de vérifier aussi bien l'identité du signataire, d'en prouver son engagement et de garantir la valeur juridique du document.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
Il y a de nombreuses raisons qui poussent les entrepreneurs à utiliser la signature électronique. L'avantage principal et indéniable est le gain de temps (donc d'argent) et de nombreux chefs d’entreprise avouent clairement que cette mise en place est l'action la plus rentable qu'ils aient effectuée dans le cadre de la digitalisation de leurs process.
Prenons l'exemple de la signature d'un contrat. Lorsqu'on utilise la signature manuscrite, ce processus peut mettre des jours avant d'être finalisé : il faut imprimer les documents, les envoyer par courrier postal (donc les affranchir), les signer, puis les renvoyer encore par courrier postal (re-affranchissement) et enfin, les numériser pour les stocker sur un support numériquenumérique.
Avec la signature électronique, le processus est ultra-simplifié : vous vous connectez à votre logiciellogiciel de signature électronique, vous chargez le document à signer et c'est tout ! Le document est sécurisé dans une interface dédiée, un mail est envoyé au destinataire du contrat qui lui permet d'arriver directement sur le document pour le signer en une minute chrono.
Les autres avantages de la signature électronique
Il est également intéressant de rappeler d'autres raisons qui poussent les chefs d'entreprise à choisir la signature digitale : elle modernise l'image de l'entreprise, elle est infalsifiable et irrévocable grâce à un cachet d'inviolabilité ; enfin, elle permet d'économiser de l'argent car elle évite les coûts d'impression et d'affranchissement.
Plus sûre que la signature manuscrite, la signature électronique devient incontournable à l'ère de la digitalisation de l'entreprise. Elle facilite grandement les relations commerciales grâce à un gain de temps significatif et permet un meilleur suivi des négociations. Elle solutionne également les éventuelles erreurs humaines qui peuvent apparaître facilement lorsque le nombre de papiers et de contrats sont élevés.
Enfin, elle fait du bien à notre Planète en évitant les allers-retours de courriers et l'utilisation excessive de papiers.
